Come cambiano le aziende con la Gestione Elettronica Documentale
Quella che viene chiamata comunemente GED, cioè gestione elettronica documentale, ha negli ultimi anni rivoluzionato il modo di gestire la contabilità di un azienda, ma non solo.
Con la gestione documentale digitale infatti si gestisce tutto il flusso documentale generato, dal magazzino alle spedizioni, dalle fatture in entrata e uscita fino alla gestione dei cartellini. Tutto passa attraverso un complesso insieme di procedure che rendono più semplice tutta la gestione, catalogazione e conservazione dei documenti.
Infatti, lo scopo principale della Gestione Elettronica Documentale è quello di rendere di più facile accesso la documentazione aziendale che prima era principalmente in formato cartaceo e riempiva polverosi faldoni in qualche scaffale.
Integrazione digitale
la prima cosa da mettere in atto all’interno di un processo documentale digitalizzato è la totale integrazione tra le diverse procedure, quelle cioè che ogni diverso ufficio o reparto mette in atto. L’intera infrastruttura deve poter “dialogare”, cioè mettere in relazione ogni documento con altri di categorie affini.
Il classico esempio è la gestione di una fattura in entrata per l’acquisto di materiale. Questa fattura deve poter essere associata alla gestione del magazzino ma anche all’anagrafe clienti e deve poter essere visionata non solo dall’ufficio acquisti.
Inoltre, i vari sistemi gestionali esistenti, la PEC, software specifici di settore, devono essere il più possibile integrati in modo da avere un interscambio tale da agevolare non solo la gestione documentale, ma anche il lavoro stesso dei dipendenti.
Probabilmente, uno dei punti più importanti è proprio la gestione economica delle fatture emesse e ricevute, cioè di quelli che vengono chiamati ciclo attivo e ciclo passivo.
Ciclo Attivo e ciclo passivo
Cosa si intende quindi con gestione del ciclo attivo e passivo?
Il ciclo attivo di un’azienda comprende la gestione non solo delle fatture in entrata, ma anche di tutto quello che a loro è inerente, come l’anagrafica clienti, la gestione dei preventivi e dei relativi ordini ricevuti ( (quanti preventivi sono andati in porto quest’anno? Quanto hanno monetizzato i nuovi clienti?), la gestione del magazzino con la merce in uscita, gestione di scadenze di pagamenti, e molto altro.
Ecco quindi che in aiuto agli uffici amministrativi può venire incontro un sistema gestionale digitale dei documenti che oltre ad integrare ogni documento prodotto in azienda ne facilità archiviazione e conservazione e norma ed anche la loro consultazione in tempi brevi
Il ciclo passivo corrisponde invece grosso modo a tutto quello che è inerente alle spese aziendali, come gli ordini ai fornitori, i resi dei clienti, la merce in magazzino, le scadenze bancarie, i pagamenti di bollette e/o affitti, la cancelleria e altro materiale di consumo in dote ai dipendenti.
Anche tutti i documenti del ciclo passivo devono essere elaborati in maniera coordinata ed integrata, questo per tenere sotto controllo le spese e non dover avere spiacevoli sorprese alla fine dell’anno o al momento della dichiarazione dei redditi.
La gestione elettronica documentale serve quindi anche a garantire solidità aziendale.
Conservazione Digitale
Uno dei più grandi vantaggi di una gestione documentale digitalizzata sta sicuramente nella conservazione sostitutiva o digitale dei documenti, come la conservazione a norma delle fatture elettroniche.
La normativa in merito alla conservazione delle fatture è piuttosto chiara ed indica in un periodo di conservazione obbligatorio di 10 anni sia per chi emette la fattura ma anche per chi la riceve.
Tutto questo si può fare gratuitamente sfruttando il servizio messo a disposizione dall’Ade, che però ha i suoi limiti, oppure decidendo di integrare il proprio sistema gestionale rendendolo più completo con la conservazione a norma.
Attenti però, perché molti pensano che conservare un documento fiscale equivale alla sua archiviazione, ma esiste una enorme differenza.
Va inoltre ricordato che una conservazione a norma di tutti i documenti deve essere fatta rispettando le norme europee in termini di GDPR, il che significa che avvalersi di una piattaforma di servizi ben strutturata è sicuramente una scelta migliore che decidere di fare tutto “home made” con il rischio di incappare in sanzioni a causa di disattenzioni non volute.
Differenza tra archiviazione e conservazione delle fatture elettroniche
L’archiviazione è un processo che consiste nel depositare un documento in uno spazio dedicato, il tutto previa protocollazione del documento stesso.
Questa fase la possiamo immaginare come quando l’impiegato archiviava un documento con un numero di protocollo assegnato all’interno di un apposito faldone categorizzato contenente i documenti dal n° x al n°Y, in modo da rendere più facile la reperibilità dei documenti stessi.
Ecco, tra archiviazione fisica e digitale la differenza sta solo nel posto dove si archiviano i documenti, cioè si passa dagli scaffali agli Hard Disc (o in cloud), e dai faldoni alle cartelle.
La conservazione è invece un processo molto più complicato, reso un po’ più semplice dai sistemi gestionali integrati che ne facilitano i passaggi.
Infatti, la conservazione ha lo scopo di mantenere il valore legale nel tempo dei documenti, avvalendosi di strumenti appositi come la firma digitale e la marca temporale, il tutto sotto stretto controllo e monitoraggio del responsabile della conservazione.
Non si tratta quindi semplicemente di archiviare un documento, ma di renderlo legalmente valido in caso di contestazioni o verifiche fiscali.